 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
174
обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения — на носители,
обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись (магнитооптика и т.п.).
В организациях с высокими требованиями к оперативному поиску документов могут
использоваться системы, поддерживающие автоматическую миграцию (перенос) неиспользуемых
документов на внешние, более медленные носители информации и восстановление информации на
жестком диске компьютера в случае частого к ней обращения.
Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной
— и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с
указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется
номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе
данных о документах организации.
Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной
карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок
хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.
В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или
несколько папок компьютера, оборудованного устройством записи данных на внешний носитель. При
наличии программ типа «электронный архив» учет и копирование документов производятся
автоматически. В небольших организациях это делается вручную: документы разделяются по срокам
хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве
документов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве
документов, особенно постоянного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках
соответствующих подразделений.
После накопления на жестком диске документов за определенный период производится их
копирование на внешний носитель. На один носитель копируются документы одного срока хранения.
Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители могут
переноситься и неиспользуемые документы временного срока хранения. Это особенно актуально для
бухгалтерских документов, которые занимают заметное место в общем объеме документации учрежде-
ния. Минимальный срок их хранения установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» —
пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. При этом для документов
постоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимо уделять сохранности
носителя информации. (Например, если документы копируются на дискеты, магнитную ленту, сменный
жесткий диск — эти носители следует защитить от возможного магнитного воздействия — плотно
упаковать, положить в сейф и т.п.). Обязательное условие — проверка качества записи после переноса
данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей
информации.
Если документы используются в оперативной работе, они могут оставаться и на жестком диске или
быть скопированы на него в случае необходимости.
Оптимальным вариантом для документов постоянного и долговременного хранения является
сегодня CD-R, гарантирующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы
практически на любом компьютере, оборудованном CD-ROM.
Организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют таким образом
возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Документы
в этом случае выводятся на бумажный носитель только по требованию правоохранительных и
контролирующих органов или деловых партнеров.
Однако документы постоянного и долговременного сроков хранения (по личному составу) в
большинстве организаций пока еще традиционно оформляются и хранятся в бумажной форме.
Автоматизированные технологии и здесь позволяют существенно ускорить делопроизводственные
операции по подготовке дел к архивному хранению — составление описей дел постоянного и
долговременного хранения, внутренних описей дел, актов на выделение дел к уничтожению. Для
автоматизации этих операций необходимо указание в регистрационной карточке исполненного
документа номера дела, в которое помещен бумажный документ (либо копия — для исходящих
документов, когда подлинник отправляется по почте).
По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о
документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов.
Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех