 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
165
После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает
учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов
оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и
члены ЭК, утверждает руководитель учреждения (приложение 8).
Порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется
специальными инструкциями.
15.2. Оформление дел
Оформление дела
— это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными
правилами*.
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 4.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после
окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в
соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их
последующего хранения или передачи в ведомственный архив.
Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов,
составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи
документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации,
делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе
подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы
документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть
частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично).
Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но
дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в
справочной работе.
Совсем по-другому оформляются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по
личному составу. Они подлежат полному оформлению. Из них удаляются металлические скрепки, дела
переплетаются или прошиваются прочной ниткой на три-четыре прокола, листы в них нумеруются,
составляется заверительная надпись. Наиболее ценные документы (рукописи, чертежи и т.д.) не
подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого
формата, их помещают в конверты, которые также подшивают в дело.
Для обеспечения сохранности документов и удобства их использования все листы дела нумеруют
черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа.
Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней
описи нумеруют отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько
томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется
как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный пополам и подшитый за середину,
нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне
в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруются
самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска
при нумерации небольшого количества листов на них ставятся номера предыдущих листов с
добавлением букв «а», «б», «в» и т.д. То же делают, если несколько соседних листов пронумерованы
одной цифрой. Если в нумерации допущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и
все дело нумеруется заново с места возникновения ошибки.
Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который
располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных
листов дела и отдельно через знак «+» — число листов внутренней описи, если она есть.
В заверительной надписи отражаются (со ссылкой на соответствующий акт) изменения в составе и
состоянии документов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т.д.), а также
особенности нумерации листов: наличие литерных номеров (а, б, в...), пропущенных номеров, номера