 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
164
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических пособий по
вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и отбору их на
государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, ин-
струкций по делопроизводству и т.п.);
• рассмотрение перечней и описей особо ценных дел; методическое руководство и контроль за
деятельностью ЭК структурных подразделений;
• организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом
мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений.
Для государственных организаций или для организаций, в архивах которых сохранились
документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения
ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое
осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов. Негосударственные
организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они
также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к
уничтожению в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде
Российской Федерации и архивах».
Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых решения принимаются коллегиально
большинством голосов. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии.
Руководитель организации утверждает протоколы ЭК только после их рассмотрения и утверждения
ЭПК соответствующего архивного учреждения, если последняя приняла решение о:
• одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;
• изменении сроков хранения документов;
• одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;
• установлении сроков хранения документов, не предусмотренных номенклатурами дел и
перечнями документов.
Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее
деятельности, возлагается на секретаря комиссии.
Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор
документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит
персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он
предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе
заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая
ценность и соответствующие сроки хранения.
Если при просмотре в делах обнаруживаются документы постоянного и временного сроков
хранения, то такие дела подлежат перегруппировке: документы постоянного хранения отделяют от
документов временного хранения.
Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хранения, экспертиза ценности проводится на
основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения.
Наиболее полное и систематическое перечисление образующейся документации дает
ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения
которых в перечне обозначены отметкой «ЭПК», особо тщательно просматриваются ЭК учреждения.
Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть произведена с
повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает
ЭПК архив ной службы.
В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы документов с различными
сроками хранения:
1) постоянного хранения в государственных архивах;
2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
3) временного хранения (до 10 лет);
4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не
подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного
обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат
уничтожению.