 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
162
Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной
в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с
наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан
необходимой информацией.
В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для
последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но
сохраняющих практическое значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших
практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов.
Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности.
Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.
Критерии оценки документов. Критериями оценки происхождения являются: роль и место
организации в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место
образования документов.
Критерии оценки содержания — значимость события, отраженного в документах, значение
содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид
и разновидность документа.
Критерии оценки внешних особенностей документа — это юридическая достоверность (наличие
подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и
его физического состояния.
Рассмотрим некоторые критерии.
1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. В
процессе деятельности общества создается огромное количество учреждений, организаций и
предприятий с разнообразными функциями. Это органы власти и управления, промышленные,
сельскохозяйственные, транспортные, торговые предприятия, научно-исследовательские и проектные
институты, учреждения культуры, общественные, кооперативные, акционерные, учебные и другие
организации. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется значимостью
этого учреждения в системе управления, науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор документов
на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни
общества.
Документы личного происхождения, отражающие творческую, производственную деятельность
государственных деятелей, писателей, художников и т.д., также представляют научный интерес для
архивов.
2. Значимость содержания документов. В общем массиве документации имеются документы,
отражающие деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для
текущей (оперативной) работы учреждения.
К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений,
относится организационно-распорядительная документация учреждения и вышестоящих органов.
Документы второй группы имеют справочное назначение (документы оперативной и бухгалтерской
отчетности и учета и др.) и теряют свое значение через год, три или пять лет.
3. Время и место образования документов. Этот критерий является важным для экспертизы. В
истории нашего общества были периоды, насыщенные событиями особой важности. Это периоды войн,
революций, реконструкции народного хозяйства. При оценке документов, созданных в особые периоды
истории, важную роль играет и место их создания.
4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается
подлинным документам. Согласно ГСДОУ, копии документов, отправляемых учреждениями, должны
быть заверены, иметь номер и дату. Работники службы делопроизводства должны своевременно
оформлять копии документов, особенно документов постоянного срока хранения. Это необходимо для
их будущего использования.
5. Юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные документы (подлинники).
Иногда юридической силой обладают и копии, но при условии правильно оформленных реквизитов.
Поэтому так важно правильно оформлять документы в процессе делопроизводства.