 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
161
Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие
организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия.
Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.)
может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения
руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его
место в дело подшивается заверенная копия.
Контрольные вопросы
1.Что такое номенклатура дел?
2. Для чего используется номенклатура дел?
3. Каковы общие требования к номенклатуре дел?
4. Назовите виды номенклатур дел.
5. Каков порядок составления номенклатур?
6. Какие требование предъявляются к заголовкам дел?
7. Каков порядок расположения заголовков дел в номенклатуре?
8. Как определяются сроки хранения дел?
9. Как оформляется номенклатура дел?
10. Что понимается под формированием дел?
11. Как располагаются документы внутри дела?
12. Каков порядок хранения дел?
13. Каков порядок выдачи документов и дел во временное пользование?
15. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ
15.1. Экспертиза ценности документов
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их
дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы
научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного
и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.
В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы,
имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию
разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы те-
ряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение
в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей
информацию. Такие документы должны храниться постоянно.
В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть
временным — до 10 лет, временным — свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для
справочной работы. Затем они сдаются в архив организации или хранятся в структурном
подразделении, на которое возложены соответствующие функции.
Экспертиза ценности документов
— это отбор документов на государственное хранение или
установление сроков их хранения на основе принятых критериев*.
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с.4.