 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
159
жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые
группируются отдельно от личных дел).
В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении
взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так как эти сведения
записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.
Лицевые счета рабочих и служащих группируют в самостоятельные дела по алфавиту в пределах
календарного года.
Обращения граждан формируют в отдельные дела, используя алфавитный порядок группировки.
Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться
основных правил, общих для всех категорий документов:
• в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие
возврату документы подшивать в дело запрещается;
• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями
государственных стандартов и других нормативных актов.* Поэтому до подшивки документа в дело
обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса,
дат, отметок и т.д.;
* Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.2.3.
• в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с
оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных
документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых
экземпляров;
• документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;
• в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.
Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела
формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их
постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в
дела по учебным годам;
• документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными
материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.
Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если
документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в
номенклатуре дел в конце года.
Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают
проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и
использованию.
14.3. Хранение дел
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они
формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В
небольшой фирме дела хранятся секретарем.
Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что
обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.
Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует
последовательности их расположения в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его
индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.
Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по
номеру дела — нужную папку с документами.
Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения составляется внутренняя опись.
Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов
дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.*
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с.6.