 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
158
дела формируют в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов.
Распорядительные документы, переписка руководителей и важнейшие внутренние документы
формируются и хранятся в канцелярии или секретариате руководства.
Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре
дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).
Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка
исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной
последовательности; оформление обложек дел.
Дела должны оформляться в соответствии с существующими правилами. На обложку выносится
ряд данных, дающих представление о принадлежности документов к организации, их составе и
содержании, сроке хранения. На обложке каждого заводимого дела помещается название организации
полное и/или сокращенное, если оно официально признано, например: Российский государственный
гуманитарный университет — РГГУ. Под ним пишется название структурного подразделения: Фи-
нансовый отдел, Отдел кадров.
Под названием структурного подразделения указывается индекс дела по номенклатуре, например:
Дело ¹ 01-05, где 01 — это индекс структурного подразделения, 05 — порядковый номер дела в
номенклатуре.
Далее помещается заголовок дела, который переносится на обложку из номенклатуры без
изменений. Внизу обложки указывается срок хранения дела. Все данные выносятся на обложку в самом
начале заведения дела.
В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. В
случае появления новых документов из них формируется самостоятельное дело и его название
(заголовок) вносится в номенклатуру дел под резервным номером.
Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой
последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.
Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее
существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический,
алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.
Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому
документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса.
Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.
При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия
учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д.
В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию
(протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).
Различные категории документов имеют свою специфику систематизации:
• распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируют в дела
по видам документов и по хронологии (вместе с приложениями). Приказы по основной деятельности и
по личному составу группируют отдельно;
• протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам;
• переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической
последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом;
• плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по
своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления;
• документы в отчетах следует располагать в такой последовательности: пояснительная записка,
отчет, приложения;
• годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных;
• финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.)
группируются по номерам. Аналогично располагаются квитанции, накладные и т.п.;
• документы в личных делах размещают в такой последовательности: внутренняя опись
документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу; анкета, листок по учету кадров;
автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении,
увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету
поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места