 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
150
организуется и строится так же, как и контрольная сроковая картотека по другим административным
документам.
Все движение контролируемого документа, передача его от исполнителя к исполнителю
отмечаются на карточке с указанием не только фамилии исполнителя, но и даты передачи ему
документа. Обращение снимается с контроля только после фактического выполнения принятого по
нему решения, о чем делается отметка в контрольно-регистрационной карточке. Распоряжение о снятии
с контроля дает лицо, принявшее по данному документу решение.
Для организации контроля за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан успешно
используется компьютер. Количество документов, которое может быть проконтролировано с помощью
компьютера, практически не ограничено. Быстрота ввода и вывода информации в ЭВМ обеспечивает
получение оперативных данных о ходе исполнения документов до истечения срока исполнения, что
позволяет осуществлять превентивный, предупредительный контроль, обеспечивать выполнение
документов в запланированные сроки. Напоминания могут поступать с любой запрограммированной
периодичностью, ЭВМ в случае необходимости может обобщить и проанализировать за определенный
период времени работу отдельных исполнителей и структурных подразделений по исполнению
обращений граждан.
Ввод данных в память компьютера по обращениям осуществляется с клавиатуры. На экране можно
перестраивать сводки о ходе выполнения жалоб и заявлений по различным аспектам и получать
необходимое количество копий на печатающих устройствах. Диалог с компьютером ведет сотрудник,
работающий с этой категорией документов. Автоматизированная система «АСУ—заявление»
способствует обеспечению высокой исполнительской дисциплины, своевременному исполнению
обращений граждан.
Имеются типовые программы для ведения контроля за сроками исполнения документа на
персональных электронно-вычислительных машинах (ПЭВМ) и типовые программы для i ведения
контроля и справочной работы с обращениями граждан.
.Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним
информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрационно-
контрольной карточки в сроковую картотеку другой экземпляр карточки ставится в справочную
картотеку, построенную в порядке алфавита фамилий заявителей. По этой картотеке всегда можно дать
ответ на запрос гражданина или учреждения о состоянии рассмотрения конкретного обращения.
Значительно удобнее вести справочную работу при автоматизированной системе, дающей возможность
навести справку по любому реквизиту документа.
Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны
быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если конкретное
выполнение решения поручено какому-либо другому органу, оно берется под контроль и об этом
сообщается автору обращения с указанием должности лица, на которое возложен контроль за
исполнением принятого решения. Решение, принятое единолично компетентным должностным лицом,
сообщается автору обращения от имени органа, которому подчинено должностное лицо. Решение,
принятое коллегиальным органом, сообщается автору обращения со ссылкой на номер и дату принятия
этого решения либо в виде выписки из решения или протокола. В письменной форме сообщаются и
решения об отказе в положительном удовлетворении поднятых в обращении вопросов. При этом отказ
должен быть аргументирование обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на
действующее законодательство и решения компетентных органов.
Сотрудник, ведущий делопроизводство по обращениям граждан, обязан систематически вести
анализ этой категории документов. Периодически (раз в месяц или квартал) составляются
аналитические обзоры или справки, в которых отражают вопросы, по которым были поданы обращения,
их количество по каждому вопросу, количество положительных и отрицательных решений. Кроме того,
в справках указывается, сколько обращений было решено в срок, сколько с просроченным сроком
исполнения и почему. Такой анализ служит выявлению причин, порождающих нарушение прав и
интересов граждан, изучению общественного мнения, совершенствованию работы государственных
органов, предприятий, учреждений и организаций.
На каждом документе после окончательного решения и исполнения делается надпись В ДЕЛО и
ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
В соответствии с требованиями Типового положения предложения, заявления, жалобы должны
быть возвращены после их разрешения работникам, ведущим делопроизводство по обращениям, со