 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
15
Существенное влияние на организацию делопроизводства в учреждениях XVIII в. оказал
коллегиальный принцип принятия решений, узаконенный Генеральным регламентом. Организация
делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на
заседании присутствия, оформлялись в соответствии с правилами принятые решения, регистрировались
входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы,
по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, а также печать коллегии.
Главным в канцелярии был секретарь. Он руководил действиями всех чиновников, входивших в ее
штат: канцеляристов, регистраторов, копиистов, актариуса, переводчика, толмачей, вахмистра (сторожа
коллегии). В его обязанности входила подготовка дел к слушанию в присутствии, причем важные дела
он готовил сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой, лично
докладывал подготовленные дела на заседании присутствия. Ход заседания присутствия фиксировал
нотариус в протоколе. По принятым и записанным в протоколе решениям коллегии секретарь готовил
проекты документов или поручал их исполнение канцеляристам.
Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации документов и регламентировал
технологию ее ведения. Основная цель регистрации была определена как охрана документов.
Одновременно регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за
исполнением документов. Журналов было несколько: повседневная записка, росписи «вершенных и
невершенных дел», регистратура, состоящая из четырех книг — А, В, С, D.
Генеральный регламент установил сроки исполнения документов. Указы следовало исполнять в
течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справочные материалы из
губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-
либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Коллегия после получения
необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе
существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе
дела или вины».
Генеральный регламент ввел понятие «архив». Все оконченные дела на протяжении трех лет
находились в канцелярии или конторе, а затем под расписку сдавались в архив коллегии архивариусу.
Помимо этого предписывалось создать архивы при Коллегии иностранных дел и при Ревизион-
коллегии. В первом хранились «особые уставы, регламенты и все документы», необходимые для всех
коллегий, во втором — финансовые документы коллегий.
Помимо присутствия и канцелярии в коллегиях для ведения «счетных дел» были созданы конторы
под руководством камерира, в подчинении у которого находились каморшрейберы. Здесь велось
делопроизводство по финансовой деятельности коллегий.
После проведения губернской реформы в 1775 г., когда были ликвидированы коллегии (за
исключением Военной, Морской и Иностранных дел), а их функции переданы местным учреждениям
(губернским правлениям, казенным и судебным палатам, нижним земским судам, уездным
казначействам), сохранился коллегиальный принцип принятия управленческих решений. Поэтому во
вновь созданных учреждениях в основном сохранились структура коллегий, состав чиновников, их
должностные обязанности, организация работы с документами. Все решения принимались в общем
присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии*.
* ПСЗ РИ. Собр.1. -Т.ХХ. - ¹ 14392.
Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав
официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов. Их определения
даны в Генеральном регламенте. Для наименований документов этого периода характерна
западноевропейская терминология.
Виды документов, служившие для обмена информацией между учреждениями, определялись их
соподчиненностью.
Особенно четко порядок «для сообщения властей и мест» установил закон 1775 г. От вышестоящих
учреждений подчиненным направлялись указы, подчиненные учреждения направляли в вышестоящие
инстанции рапорты и доношения, равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения.
В XVIII в. появляется новый вид документа —
протокол. Его назначение, правила составления и
оформления подробно изложены в специальной статье Генерального регламента.