 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
126
Это приводит к децентрализации приема-передачи документов, результатом чего становится потеря
службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого
положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством
организации контроля за их деятельностью.* Поэтому для включения электронных документов в
информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в
регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее
сохранность и использование).
* Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами. // Секретарское дело. — 1996. — ¹ 1(3),
с.48.
Передача документов
Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между
структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные под-
разделения и т.д.) осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц,
которые отвечают в них за работу с документами.
Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.
В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там, где структурные
подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь
для доставки поступивших документов. Курьеры совершают два-три обхода здания (территории) по
заранее разработанным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя
поступившие документы.
Самый нерациональный способ доставки документов — выполнение этой работы специалистами
аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весь
аппарат управления.
Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные
потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных
подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций
прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации
документов.
9.5. Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами
Из экспедиции документы, адресованные руководству, передаются в службу делопроизводства для
регистрации и подготовки рассмотрения документов руководителем.
Документы, адресованные в структурные подразделения, направляются в их секретариаты для тех
же операций.
На этапе движения от первичной обработки до поступления на исполнение документы проходят
несколько инстанций, количество которых зависит от структуры организации, распределения
обязанностей между руководством, степени самостоятельности структурных подразделений,
технологии регистрации и общей организации делопроизводства. В организациях с небольшими
штатами сотрудников документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения
руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой движение документов от
получения до исполнителя будет проходить последовательно от руководителя (заместителя)
организации к руководителям сначала крупных структурных подразделений (например, главных
управлений), затем более мелких (отделы). Сроки прохождения документов увеличивает и «ожидание»
рассмотрения документов руководителями, которые в силу занятости или информационной перегрузки
не успевают регулировать направление документов. Такие операции, как регистрация документов и
контроль за сроками их исполнения, могут значительно увеличивать время доставки документов
исполнителю и самого процесса исполнения. Если регистрация документов централизована и
однократна (т.е. один документ в пределах одной организации регистрируется один раз), документ
попадет к исполнителю быстрее. Если регистрация проводится в канцелярии, а затем повторно в
структурных подразделениях, то время движения документа увеличивается.
С 1970-х годов получила широкое распространение методика предварительного рассмотрения
документов. Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем-референтом ру-
ководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства. Требования к этим