 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
125
Задача службы делопроизводства — организовать учет поступления документов из всех
источников, их первичную обработку, координировать их движение.
В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших
документов. Они сводятся к следующему:
1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на
почту для пересылки адресату.
2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется
комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия
документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают
отправителю.
3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная
документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.
4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в
тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет
значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а
документ носит личный характер.
5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату. Однако в некоторых
организациях количество таких документов может быть весьма значительным, В таком случае
экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и
учетный номер проставляются на пакетах.
6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов — на документе проставляется штамп об
их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный
номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего
регистрационного индекса.
7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным
подразделениям. Главный критерий этой сортировки — адресование документов. Обычно документы,
адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же
поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица).
Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.
В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь
секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием
исполнителей, которые курируют определенные вопросы.
8. Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по
ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В
небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за
отдельным структурным подразделением или исполнителем.
Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими каналами
информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную
информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется
сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы доставки
могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации
информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением
поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации,
поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из
поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организации,
оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу
делопроизводства, должен проводиться в службах связи.
Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в связи с чем коренные
изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. С распространением
факсимильной связи и факс-модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен и
получен из любого места. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным
линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться
электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. При этом
документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего
вида, значит, возникает возможность использовать сведения из одного документа для создания другого.