 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
123
создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее
информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных
документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных
(коммуникативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их
выполнению.
Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом
аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со
сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих
задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные
документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных
подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных
видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции,
регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности
учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, — приказы, ука-
зания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют
протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных
средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести
внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее
должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако
на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными
(служебными) и объяснительными записками, рапортами.
Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от
состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных
подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации
технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим
документам, что определяется их адресованием.
Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству
структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно
— наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает
информационные перегрузки, а с другой, — получает значительное количество информации, не
соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их
уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет
путь документа к исполнителю.
Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы
с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные
формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных
резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения
руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения до-
кумента от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы
повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных
остановок в движении документа еще более ощутимы.
Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как
инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях.
Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и
подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки
документов.
Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем
в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех
остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери
времени на прохождение документов.
Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может
разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.
Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который
выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за
определенный период.* В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и