 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
122
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы
делопроизводства — специализацию, возможность централизованного выполнения однородных
технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.
Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата
управления за счет:
• прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций
по подготовке и обработке документов;
• ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и
способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы
делопроизводства.
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и
количественных характеристик его параметров.
К качественным характеристикам документооборота относятся:
• характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
• маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения
документов);
• периодичность (стадии документооборота);
• направленность движения.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков,
обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком
документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной
системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий
источник и общий приемник.
Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По
направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления,
и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например,
руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и
дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получаемые вышестоящей
организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций,
направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые
вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний
документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов
используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.
Входящий документопоток любой организации складывается из:
• документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов
министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и
методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной,
управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к
этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения,
приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и .рекомендации;
• документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении
распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей
деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной,
социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
• документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных
действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды
документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а
также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки,
сертификаты, отгрузочные документы и др.);
• обращений граждан — предложений, заявлений, жалоб.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и
отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные
или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.
Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы