 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
111
инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных
нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность
самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций
направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии
работы с документами.
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав
организации
— правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее
функции, задачи, порядок работы (см. § 7.1).
Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства, так как конкретно определенные
задачи, отражающие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения
структуры, штатов руководства и т.д. создают изначальную организационную основу документо-
оборота учреждения. Разграничение в уставе функций и обязанностей руководителей организации
способствует регламентации информационных связей, возникающих в процессе выполнения этих
функций, и позволяет определить реальный круг документов, которые будут создаваться в аппарате
управления. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить
комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности. Раздел устава,
посвященный порядку управления организацией, дает первоначальное представление о
распорядительной документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов
документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота.
Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и
функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного
подразделения. На основе разграничения функций структурных подразделений могут быть установлены
основные виды документальных связей: все основные виды документов, создаваемых в структурных
подразделениях, их содержание (вопросы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы
документной информации, оценивать ее с точки зрения достаточности для принятия управленческих
решений.
Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положения о других
структурных подразделениях. Вопросы организационной деятельности в сфере документационного
обеспечения аппарата управления тесно связаны с общими задачами организации (учреждения).
Положения о службе делопроизводства разрабатываются на основе типовых, которые содержат
максимальный набор функций службы. При разработке индивидуальных положений конкретизируется
состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например, к
типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития
документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства постановкой
делопроизводства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении возможно
исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются
делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями.
Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела «Общие
положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, ее место в организационной
структуре организации, степень самостоятельности службы. Рассмотрим две формулировки этого
пункта:
1. «Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением АО и подчиняется
непосредственно генеральному директору».
2. «Канцелярия входит в состав общего отдела АО и подчиняется его начальнику».
В первом случае закреплена самостоятельность канцелярии, во втором — ее вспомогательное
значение.
Далее в Положении указываются наименование должности руководителя службы — начальник,
заведующий, управляющий; порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его
квалификации и стажу практической работы.
Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и
инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе.
Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и
нормативно-технические документы, затем — внутренние организационные и распорядительные.
Если канцелярия имеет свою печать (печати), в Положении даются ее описание, условия ее
хранения и использования.