 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
110
Технические исполнители
— экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки,
технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических
исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению
информации.
Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы
делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы ко-
пировальных бюро.
Известны две методики расчета численности работников службы делопроизводства.
Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации
и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы
делопроизводства.
Численность = 0,00016 • Д (в степени 0,98) • Р (в степени 0,1),ъ
где 0,00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда (рассчитан
НИИ труда опытным путем);
Д — объем документооборота;
Р — численность работников аппарата управления.
Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам
на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами
по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами. Межотраслевые нормативные документы по
нормированию труда разработаны на делопроизводственные операции (регистрация, контроль,
составление номенклатуры дел и др.), на стенографические работы, на работы по копированию
документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных
машинах, на архивные работы. В этом случае расчет численности проводится по формуле:
где Т
н
- трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента,
равного 1,1 (учитывающего затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и
т.п.);
Т
н.н
- трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рассчитана экспертным путем, равна
114,2 чел. ч);
Ф
п.в.
- годовой фонд рабочего времени, равен 1910 ч.
В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных
работников в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных
возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность
работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала
колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост
численности персонала, а в другой — необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае
немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты ап-
парата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию,
подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов.
Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная численность делопроизводственных
работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять:
для министерств и ведомств — 12—15%, для промышленных предприятий — 0,5% общего числа
работающих.
8.7. Нормативная регламентация службы делопроизводства
В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и
задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы
закрепляются в ряде внутренних документов — положении, инструкциях, правилах, структуре и
штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.
К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников
службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные