 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
102
Телефонограмма
Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в
отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам
телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных
оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и подобных случаях, когда переданное сообщение
необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной
телефонной связи.
Бланки для телефонограмм целесообразно иметь при большом (более 200 в год) количестве этих
документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется
телефонограмма в одном экземпляре.
Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа, должность, фамилия
сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя,
должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер теле-
фонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего
документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.
При составлении телефонограмм придерживаются следующих рекомендаций: текст не должен
содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов;
информация должна быть краткой и срочной.
При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением;
слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма
направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров
телефонов.
Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных
лиц, которым предназначалась полученная информация.
Пример оформления телефонограммы см. на с. 106.
Телефакс (факс)
Телефакс (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного,
графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. В отличие от
телеграфной и телексной эта связь позволяет получать изображение отправляемого документа в виде
факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Поэтому особенности в
оформлении документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичны
требованиям к оформлению соответствующих видов документов.
Вопрос о юридической силе факсограмм в действующих нормативно-методических документах в
настоящее время не решен. Например, в инструкции по документационному обеспечению
(делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации установлено, что документ,
принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы. Однако Федеральный закон «Об
информации, информатизации и защите
информации» установил, что юридическая сила документа,
хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных
систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной
цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной и
телекоммуникационной