 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
407
появление этих сообщений в СМИ. К подобному сотрудничеству нередко прибегают, в частности,
пресс-центры различных органов власти.
Важно, однако, помнить, что любая информация в основе своей должна содержать интересный,
значимый факт. Это непременное условие ее появления в СМИ. При отправке материала стоит
пометить желательный срок публикации. Не будем подробно объяснять, насколько важно продумать
содержание информации, грамотно оформить ее, не забыть указать имя и адрес отправителя. Все это
формирует соответствующий культурный стиль отношений между организацией и редакцией, что в
свою очередь служит гарантией долгосрочного сотрудничества.
Получая информацию, редакция может проявить дополнительный интерес к какой-либо теме и
отправить своего корреспондента с целью взять интервью у руководителя организации или ее
сотрудников. Но как быть, если вы не хотите, чтобы та или иная информация попала в СМИ по причине
ее конфиденциальности? В этом случае все же лучше изложить факты корреспонденту и объяснить
свою позицию. Журналист вряд ли будет нарушать свое обещание не разглашать сведения – он тоже не
заинтересован в обострении отношений с деловыми партнерами.
Помимо подготовки материалов, служба ПР или ответственный за СМИ берет на себя обязанность
готовить ответы редакции на критические выступления в адрес организации. Как отмечалось, при
грамотном, профессиональном сотрудничестве вероятность критики со стороны СМИ значительно
уменьшается. Так или иначе, но реагировать на нее следует незамедлительно. При этом в ответе не
уместна хула в адрес журналиста и редакции. В конце концов выскажите на имя редактора сожаление о
том, что его работник недостаточно глубоко разобрался в происходящем, и приведите соответствующие
аргументы.
Для более квалифицированной работы со СМИ служба ПР может завести архив. Там хранятся
материалы не только о деятельности данной организации, но и относящиеся к работе соответствующей
отрасли, и т.д. В конечном итоге это способствует повышению компетентности сотрудников службы
ПР.
Организация пресс-конференций. Расширению контактов со СМИ способствуют пресс-
конференции, которые периодически может устраивать организация. Такие мероприятия не должны
проводиться формально, поводом для их созыва является действительно важное, даже значительное
событие, которое провели или планируют провести в организации. Скажем, ее руководитель вернулся
из зарубежной поездки, во время которой заключил ряд серьезных контрактов, сулящих выгоды не
только фирме, но и городу, области. Или празднуется юбилей организации – это удачный повод
обсудить публично ее деятельность. Иногда пресс-конференциями предваряют презентации, которые
теперь стали нередки. Если же речь идет о распространении какого-либо документа, короткого
сообщения, то с этой целью не стоит проводить пресс-конференцию. Можно воспользоваться пресс-
релизом, пригласить корреспондента, придумать еще какую-либо форму общения со СМИ.
О том, что состоится пресс-конференция, ее организаторы извещают журналистов за несколько
дней. Лучше всего это сделать за неделю, чтобы освещение события гарантированно попало в текущие
редакционные планы. Целесообразно связаться по данному поводу с редактором (направить на его имя
письмо или зайти лично) – это снимет организационные проблемы. В приглашении обязательно
указывают причину или повод проведения пресс-конференции, дата, место, время этого события.
Содержание и внешний вид приглашения играют отнюдь не второстепенную роль, об этом не стоит
забывать.
После пресс-конференции устроители нередко организуют фуршет. В итоге мероприятие длится не
менее 2–2,5 ч. С учетом этого и надо планировать время его проведения. Лучше всего это сделать во
второй половине рабочего дня, приблизительно с 16 до 18 ч, когда нагрузка в редакциях чаще всего
уменьшается. Не стоит говорить о том, как важно все подготовить к назначенному часу и открыть
мероприятие без опозданий.
Подготовка пресс-конференции целиком ложится на ответственных за ПР. Неверно думать, будто
здесь спасет творческая Импровизация по ходу действия. Все должно быть предусмотрено до
мельчайших подробностей: кто выступает, о чем говорит, какие возможны встречные вопросы. Учет
этих факторов будет свидетельствовать о профессиональном подходе в организации конференции.
Кстати, ее ведущим совсем не обязательно должен быть первый руководитель коллектива (не
исключено, скажем, что у него невыразительный голос). Служба ПР может сама взять на себя эту
инициативу. Стоит также подготовить и раздать журналистам отпечатанные тексты (или выдержки из