 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
223
лиц производятся в случаях, когда оплата со счетов в банках или из кассы нецелесообразна или
невозможна. Наличные деньги для выдачи подотчетным лицам организации получают с расчетного или
валютного счетов.
Подотчетные лица - это работники, получающие авансом наличные деньги в кассе организации на
приобретение материальных ценностей в магазинах, канцелярские и представительские расходы,
оплату командировок и т.д. Командировкой признается поездка работника по распоряжению
руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его
постоянной работы.
Список лиц, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя
организации. На командировки приказ оформляется в каждом отдельном случае. В соответствии с
приказом работник получает аванс. Размер аванса определяется, исходя из целей (что купить или
оплатить) и условий командировки (место назначения, продолжительность, вид транспорта, место
проживания и пр.). Новый аванс выдается при условии полного отчета по ранее полученным суммам.
Деньги под отчет выдаются кассиром на основании расходного кассового ордера.
Для учета таких расчетов используется самостоятельный синтетический счет 71 «Расчеты с
подотчетными лицами». По дебету этого счета отражается получение авансов или возмещение расходов
по авансовому отчету, а по кредиту - расход аванса и возврат неиспользованных подотчетных сумм в
кассу организации. Остаток может быть как дебетовым, так и кредитовым, а также одновременно и
дебетовым, и кредитовым. Дебетовый остаток показывает задолженность работника перед
организацией (дебеторскую), а кредитовый - задолженность организации перед работником
(кредиторскую). При наличии в организации отдельных структурных подразделений, филиалов или
отдельных видов деятельности к счету «Расчеты с подотчетными лицами» могут открываться субсчета.
Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу.
При выдаче аванса подотчетному лицу производится бухгалтерская запись:
Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
К-т50 «Касса».
После возвращения из командировки работник должен представить в течение трех дней авансовый
отчет об израсходованных суммах. К авансовому отчету прикладывают командировочное
удостоверение с отметками о дате выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из
него и прибытия к месту работы, документы об оплате жилья и расходах на проезд. Авансовые отчеты
об административно-хозяйственных расходах сдаются с приложением документов (товарных чеков,
счетов и пр.), подтверждающих произведенные расходы; неиспользованные остатки подотчетных сумм
должны возвращаться в кассу организации.
На основании утвержденных руководителем авансовых отчетов суммы произведенных расходов
относятся на бухгалтерские счета:
Д-т 10 «Материалы», 41 «Товары», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и
др.
К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Суммы налога на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям, работам,
услугам, оплаченным из подотчетных сумм, отражаются по счетам:
Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным
запасам»
К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
При возврате остатка неиспользованного аванса на бухгалтерских счетах делается запись:
Д-т 50 «Касса»
К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Не сданные в срок суммы неиспользованного аванса можно считать ущербом, причиненным