 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
54
Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который дается
ответ. Этот реквизит появился в ГОСТе лишь в 1972 году. Ранее эти поисковые признаки
давались в начальной части текста письма. Обычно ответное письмо начиналось такой
фразой "На Ваше письмо от 12 апреля 1969 г. за ¹ 0514.83 сообщаем...". Данный реквизит
полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ и
включает регистрационный номер и дату документа, на который да¸тся ответ.
Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь должен подобрать копию
инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и
только вместе доложить руководителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная
информация: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.
В зарубежной коммерческой корреспонденции ссылка на индекс полученного документа
и индекс самого документа выступают как один реквизит. Обычно он состоит из двух частей
- ссылка на индекс входящего и индекс отправляемого документа. Индекс документа, на
который ссылаются, оформляется первым и сопровождается словами "Ваш индекс..."
Например: Your ref: ICL/RH
- Ваш индекс: ICL/RH. Затем следует индекс отправляемого
документа, сопровождаемый словами "Наш индекс...". Например: Our ref: EK/R
- Наш
индекс: EK/R. После сопровождаемых слов ставится двоеточие, после которого
проставляется индекс. Он может быть цифровым, буквенным или буквенно-цифровым.
Этот реквизит в иностранной корреспонденции оформляется в левом или правом поле и
ссылки располагаются друг под другом. В инициативных документах будет только индекс
отправляемого документа.
Место составления или издания (реквизит 12)
В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и
дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано
заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным
делением России. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 он указывается только в
тех случаях "если затруднено его определение по реквизитам "наименование организации" и
"справочные данные об организации". Так, например, этот реквизит не указывается, если
географическое местонахождение вошло в название организации. АО Пермские авиамоторы
не указывает в г. Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать - Москва. Следует
помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не
ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное
обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Казань, пос. Ягодное и т.д.
Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 13)
В верхнем правом углу документа на первой странице может быть проставлен гриф
ограничения доступа к информации (секретно, для служебного пользования,
конфиденциально и др.). Гриф ограничения доступа проставляется в соответствии с
действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля
на первом листе документа без кавычек. Если необходимо указать номер экземпляра, он
проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по
отношению к нему.
4.2 ПОРЯДОК АДРЕСОВАНИЯ
Адресат (реквизит 14)
Не менее важным является знание порядка адресования документа. Адресат
присутствует уже на документах XVI-XVII веков, но первоначально он занимал место в
начале текста документа и выделяется в XVIII в. в отдельную строку над текстом документа.
В XIX веке правила написания адресата определялись соподчиненностью учреждений. Пе-
ред обозначением должности и фамилии указывался титул. После революции 1917 г.
порядок адресования значительно упростился и определенный порядок был введен лишь
государственным стандартом в 1972 г. От точного написания адресата зависит
прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции,