 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
53
Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если
авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа
считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.
Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно
установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной
частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения,
резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа,
отметка для автоматического поиска и контроля информации.
В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими
цифрами. На нее отведено восемь знаков - шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две
разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например,
03.04.98. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной
обработки документов. Но можно писать год и полностью. Тогда дата выглядит так:
03.04.1998. Словесно-цифровой способ оформления дат (21 мая 1998 г.) применяется в
документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах,
определяющих права организаций и граждан.
Дата оформляется без кавычек.
Международным стандартом предусмотрена обратная последовательность оформления
дат: год, месяц, число. Например: 1998.03.08.
При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно
проставляться руководителем, подписывающим документ.
Регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-
цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке
документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов -
обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например,
бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности
- в канцелярии, по кадрам - в отделе кадров. Обязательным элементом реквизита
"Регистрационный номер документа" является его порядковый номер в течение года (с
января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может
вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют
отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к
порядковому номеру добавляются буквы К (кадры) или Л\С (личный состав). Например:
Приказ ¹8к или приказ ¹ 21 л/с.
Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера
чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения
или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов
деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит
документ (или копия отправленного документа). Например: 02-15/ 89, где 02 - индекс
структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 - номер дела по номенклатуре, 89 -
порядковый номер отправляемого документа.
При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется
первой буквой фамилии. Например: В-17, Д-124.
На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов
проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).*
Например: ¹ 463/162/298
* Государственная система документационного обеспечения управления. Основные
положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. -
М.: Главархив СССР, 1994. п. 2.3.1.9. с. 16.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11)