 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
92
§ 3. Деловое совещание
Деловое совещание
– это деятельность, связанная с принятием решений группой заинтересованных
лиц, соответственно такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе,
отношения между членами группы, групповое давление, оказывают серьезное влияние на характер
выступлений участников совещания и его результаты. В теории управления деловое совещание
определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с
коллективом посредством обмена мнениями. Это своеобразный форум по выработке ключевых
решений и способ координации активности людей и подразделений. Ясно, что непродуктивные
совещания – дорогое удовольствие как в материальном, так и в психологическом смысле. Неудачное
совещание может вызвать материальные потери в результате принятых неправильных решений.
Необходимо помнить, что совещания не более чем средство управления и, как любое средство, оно
должно быть использовано для правильных целей и надлежащим образом, чтобы достичь желаемого
результата.
Факторы успеха в проведении делового совещания
Успех совещания зависит не только от поставленной цели, но и от того, как его участники приходят
к пониманию задачи. Тщательное планирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка
дня и место проведения, – ключ к продуктивному совещанию.
На этапе определения цели важно продумать, действительно ли требуется принятие группового
решения. Опыт показывает, что решение проблем группой целесообразно в случаях, когда:
– проблема является скорее сложной, чем простой, а вероятность того, что один человек обладает
всей информацией, необходимой для решения, невелика;
– разумно разделение ответственности за решение этой проблемы;
– желательны также и потенциальные решения, а не только одно;
– полезна проверка различных взглядов;
– руководитель желает, чтобы подчиненные почувствовали себя частью демократического процесса
или хочет получить их доверие;
– членам группы необходимо получше узнать друг друга. Эффективность совещаний зависит от
руководства ими. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников с тем, чтобы они
отождествляли себя с обсуждаемой проблемой и стремились к ее решению. Благодаря этому возникает
откровенная и доброжелательная конструктивно-критическая атмосфера, способствующая укреплению
доверия.
На практике эффективность совещания уменьшается из-за нечетко сформулированной цели
совещания и не обоснованной соответствующим образом необходимости его проведения; недостаточно
ответственного отношения участников совещания к своим обязанностям; безапелляционного
изложения руководителем своей позиции, не оставляющего места для развертывания творческой
дискуссии.
Избежать этих ошибок позволит учет следующих рекомендаций:
1) обеспечение начала работы совещания в точно назначенное время, представление участников,
объявление повестки дня и изложение предмета и цели совещания;
2) четкое и понятное всем присутствующим изложение выдвинутой на обсуждение проблемы,
постановка вопросов, выделение основных моментов, что способствует возникновению на совещании
творческой дискуссии;
3) тщательная фиксация выступлений участников совещания, вскрывающих трудности и препятствия
и показывающих пути их преодоления. Относящиеся к этому определения, вопросы, требования,
аргументы, альтернативные решения следует формулировать так, чтобы побудить участников к разбору
данной проблемы и поискам путей ее решения;
4) стремление к достижению цели совещания с позиции экономии времени;
5) корректное прерывание тех выступлений, которые повторяют в общих чертах уже изложенные
факты, носят нерациональный, пространный, противоречивый и поверхностный характер или лишены
конкретности;
6) периодические обобщения уже достигнутого, четкая формулировка задач, которые еще предстоит
решить, немедленное выяснение всех недоразумений, возникающих между участниками совещания;
7) обобщение результатов в заключении совещания, определение вытекающих из него задач,