 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
212
Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими)
письмами. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с
внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют
отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали
намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.
Унификация деловой переписки охватывает лексику соответствующих документов, морфологию,
синтаксис, графику, пунктуацию, стиль, даже их внешнее оформление. По ГОСТ 6.380-97 документы
могут содержать 31 реквизит, однако практически в деловых письмах их используется не более 17:
1) государственный герб (для бланков государственных организаций;
2) эмблема организации;
3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки);
4) код документа по ОКУД;
5) наименование организации (полное и/или сокращенное);
6) почтовый и телеграфный адреса;
7) номер телефона;
8) номер факса, телетайпа, электронной почты (E-mail), адрес в Интернет;
9) номер расчетного счета в банке;
10) дата составления письма;
11) индекс документа;
12) ссылка на индекс и дату получения входящего документа;
13) адресат;
14) заголовок к тексту;
15) текст;
16) подпись;
17) фамилия и номер телефона исполнителя.
В последние годы в практике делопроизводства все чаще указывается также перед номером
расчетного счета ИНН – идентификационный номер налогоплательщика, который присваивается
налоговой инспекцией при регистрации, а пункт 9-й понимают расширительно, указывая в нем, помимо
номера расчетного счета, другие банковские реквизиты, а именно: наименование банка, его БИК
(банковский идентификационный код) и корреспондентский счет.
Некоторые исполнители указывают свои инициалы и число отпечатанных экземпляров какого-либо
документа, но эти реквизиты не входят в состав обязательных.
Как правило, на бланках реквизиты 1–9 печатаются офсетным (или типографским) способом,
остальные (кроме подписи) – на пишущей машинке или компьютере. Отметим еще раз важность
индексации документа, о чем говорилось на с. 357. Индекс письма – это его номер, который обычно
состоит из трех частей: цифры первой части могут означать индекс структурного подразделения, второй
части – индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов. исполнителей, а последняя часть
представляет порядковый номер исходящего документа, например: ¹ 131-84/598 или 131/84-598, т.е.
документ внесен под номером 598 в систему регистрации корреспонденции, исходящей из организации,
где составлялась,
В ответном письме необходимо сделать ссылку на индекс входящего документа и дату его
получения, которые помещаются ниже индекса и даты получения исходящего документа, что
значительно упрощает поиск нужных писем и ускоряет обмен информацией. При этом следует
придерживаться рекомендуемой формы отсылки: На ¹ ___ от ________. Нельзя употреблять «лишние»
слова: на
ваш (запрос или письмо) или помещать этот реквизит в самом тексте, где на него могут не
обратить внимание при регистрации вашего письма.
Напомним, что если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем
фамилия и инициалы столько потом адрес предприятия:
Директору АОЗТ «Златоуст»
Голубеву С.Н
Россия, 191011, Санкт-Петербург,
Инженерная ул , д. 13, ком. 29
Если документ адресуется частному лицу, то вначале указываются почтовый индекс и адрес, а потом
фамилия и инициалы получателя:
194156, Санкт-Петербург, Лесной пр.,