 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
99
поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак
проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.
Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4,
если текст не превышает семи строк, то используют формат А5.
Текст письма строят по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на
события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для
составления письма); доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение
(излагаются выводы, предлагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну
заключительную часть текста без пояснений.
Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по обработке писем и
ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. По объему письмо не должно превышать
одну машинописную страницу.
К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения, так как цель
составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Текст письма
должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющие адресату
принять решение по поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения,
повествования, домыслы, неуместные лишние детали и общие места, так как многословие и большой
объем документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма. Тон письма в любом
случае должен быть нейтральным. В письмах не следует проявлять ярко выраженный, эмоциональный
тон, придавать им личностный характер, так как письмо является официальным документом, исходит от
организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном
тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех
случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или категорическое
требование можно выразить прямо, но вежливо.
Самые общие рекомендации по составлению текста служебных писем — избегать вычурности
слогаю, оборотов ложной вежливости («не откажите в любезности», «с глубоким почтением»).
Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и т.п.
можно выразить деепричастными оборотами: «тщательно рассмотрев Ваше предложение», «детально
ознакомившись с Вашим проектом», «внимательно изучив Ваши замечания»). Нейтральность тона
может быть достигнута использованием деепричастных оборотов для формулировки причин принятия
решений, которыми следует начинать фразу: «учитывая высказанные замечания...», «считая
принципиальным положение...», «рассмотрев предложенный ассортимент...».
Убедительность служебных писем достигается использованием при их составлении сложившихся в
управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся
словосочетаний типа «Оплата гарантируется...», «В порядке обмена...», «В соответствии с
предварительной договоренностью...», «В связи с проведением совместных работ...» и т.д. Деловая
переписка чаще всего имеет типовое содержание, а употребление стандартных языковых формул
обеспечивает точность выражения и однозначность понимания текста.
Убедительность письма зависит от умения составителей аргументировать свои просьбы,
предложения, претензии, предупреждения и т.п. точно отобранными фактами, цифровыми данными.
При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация
должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же
доказательность может быть достигнута только приведением значительного количества цифрового
материала, то следует оформить его в виде таблиц и поместить в качестве приложения к письму.
В письмах-отказах не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее
сначала изложить его причины. В таких письмах уместны формулировки: «завод не предполагает»,
«издательство не планирует», «институт не считает возможным», «фирма не может обеспечить»,
«организации не требуется» и т.д. После таких конструкций уместна просьба сообщить дополнительные
факты (сведения, цифровые данные и т.п.), основываясь на которых можно в будущем вернуться к
рассмотрению вопроса.
Если письмо содержит формулы вежливого обращения и заключения, то они должны
соответствовать друг другу: «Уважаемый Николай Егорович!......С уважением, начальник управле-
ния........ Заключительная формула вежливости отделяется от текста 2—3 межстрочными интервалами и
печатается с абзаца.