 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
90
Протокол
— документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на
собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно
действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных
органов управления, а также ученых, технических, методических советов.
Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.
Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при
регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для
документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний,
совещаний, семинаров и т.д.).
Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с
использованием диктофона.
В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола:
краткая, полная или стенографическая.
Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и
принятые решения (см. с. 94). Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда
заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда
заседание носит оперативный характер.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии
выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений
участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.
Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. с. 95—96).
Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании
(стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по
нему.
Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или
магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.
Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты:
наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), место для
проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту.
Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания).
Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.