 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
47
организации остались их копии. Заверяют копии работники делопроизводственной службы, проставляя
ниже реквизита «подпись» слово «Верно» с указанием должности, фамилии, личной подписи и даты.
Например:
В ряде организаций устанавливается более жесткий порядок заверения, при котором верность
копии удостоверяется, кроме того, проставлением печати. Проставление печати на копиях документов
(выписках из них) обязательно, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев
законодательно определено нотариальное заверение копий документов (устав, свидетельство о
регистрации, лицензия и др.).
Выписки из протоколов заверяет секретарь, который составлял протокол и осуществляет его
хранение, из приказов — секретарь (или инспектор), который отвечает за хранение документов.
Реквизит 26 отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и
номер его телефона, размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа на
2—4 интервала ниже реквизита «подпись» и печатается от левого поля. Отметка носит справочный
характер и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который
непосредственно готовил данный документ. Реквизит может быть оформлен в двух вариантах:
а) фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;
б) имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона. Например:
Сидоркин 709 44 23 Илья Ильич Сидоркин 709 44 23
В некоторых организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или
оператора ПК), которая печатала текст документа.
Реквизит 27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит
наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над
ним.
Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например,
подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устного соглашения). На нижнем
поле первого листа документа слева исполнитель от руки делает краткую надпись о характере
исполнения документа, указывает номер дела, в которое помещен документ на хранение, дату и ставит
подпись. Например:
В ряде организаций существует практика, когда отметка об исполнении подписывается
руководителем структурного подразделения, в котором исполнялся документ.
Реквизит 28 отметка о поступлении документа в организацию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 в
правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный номер
и дата получения документа в организации, которой документ адресован. Отметка о поступлении
документа может проставляться от руки или для этой цели используют штампы. В штампе указывается
наименование организации, номер (индекс входящего документа) и дата поступления.
Реквизит 29 идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для
автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа
является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и
содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные,
установленные в автоматизированной системе обработки документов.
4.5. Требования к изготовлению документов
Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления
документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их
оформления.
Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы
должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют