 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
147
работе с этой категорией документов. Например, 18 июля 1997 г. Московской городской Думой принят
Закон г. Москвы «Об обращениях граждан».
Прежде всего обращения граждан должны подаваться в те органы, учреждения и тем должностным
лицам, от которых зависит разрешение данного вопроса.
Жалобы на общественные организации, не имеющие вышестоящих органов, подаются в местные
органы власти.
Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, состояние
делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий, учреждений и
организаций, которые обязаны постоянно держать этот участок работы под контролем.
При организации работы с обращениями надо использовать указанный выше нормативно-
методический документ, взяв из него прежде всего порядок работы с этой категорией документов.
Технология работы с обращениями граждан требует организации:
• приема граждан;
• приема и первичной обработки письменных обращений;
• регистрации обращений;
• направления обращений на рассмотрение;
• уведомления заявителя о направлений обращения в другие учреждения;
• уведомления заявителя о длительном расследовании обращения;
• контроля за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;
• информационно-справочной работы по обращениям;
• извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости,
направлением решений для исполнения в соответствующие органы;
• группировки в дела и текущего хранения обращений;
• анализа поступивших обращений.
Обращения граждан в государственные и общественные органы, на предприятия, в учреждения,
организации могут быть поданы в письменной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа и
телетайпа, факса, электронной почты, а также устно должностному лицу, наделенному правом и
обязанностью рассмотрения обращений или ведущему прием граждан.
Все письменные обращения принимаются централизованно в одном месте. Проверив правильность
доставки, письма вскрывают, при этом конверты не уничтожаются, так как штамп на нем может
являться доказательством даты получения документа. Кроме того, адрес автора обращения, по
которому предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется
вместе с документом до конца решения вопроса и будет подшит в дело.
В нижнем правом углу документа проставляется штамп учреждения, получившего обращение. В
нем стоит дата его получения и начала работы с ним в данном учреждении. Иногда она может не
совпасть с датой на конверте, так как последняя проставляется почтовым отделением, которое не всегда
в тот же день доставляет письмо адресату. Поэтому именно с даты, проставленной в штампе,
начинается отсчет срока исполнения обращения. Помимо даты в штампе указывается и регистрацион-
ный номер предложения, заявления, жалобы, который состоит из начальной буквы фамилии автора и
порядкового номера поступившего обращения, например, К — 121. Типовое положение о ведении
делопроизводства по обращениям граждан допускает дополнение регистрационного индекса другими
обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан.
К обращениям могут быть приложены различные справочные материалы в подлинниках или
копиях. Их надо скрепить вместе с обращением, чтобы они не потерялись в процессе работы. На этом
заканчивается первый этап работы с обращениями.
После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию, которая ведется по единой
форме в порядке, установленном Типовым положением. Регистрация этой категории документов
помимо общих задач регистрации — учет, контроль и справочная работа — является также
юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данном учреждении.
Регистрацию рекомендуется вести на компьютере или на карточках и только в тех случаях, когда в уч-
реждение, организацию или на предприятие поступает незначительное количество документов
населения, можно оставить и журнальную форму регистрации.
Суть регистрации — внесение в компьютер или запись на карточке основных поисковых признаков
документа и сведений о заявителе (см. вариант формы). При использовании автоматизированной
системы регистрационная карточка на обращения заполняется на экране компьютера.