 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
119
другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного
и того же документа в бумажной и электронной форме.
Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы
видим как связанные с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с
нарушениями требований законодательства, с организацией документирования. К субъективным
причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на
создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не
решили проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и отечественными документоведами,
и зарубежными специалистами в области управления документацией.
9.2. Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-методическая регламентация
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправки.*
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., Госстандарт России, 1998, с.З.
Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит
движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное
движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате
управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения,
удостоверения, оформления и отправки.
Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только
инстанции движения документов, но и скорость этого движения.
В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация
которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства —
информационным обеспечением деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и
использования ранее созданной информации.
С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в
организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления. Например, процесс
документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три составляющие:
информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и
достаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного документа);
контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных
условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта
документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопро-
вождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения
в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем — к руководителям.
Следовательно, скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают
влияние на процесс управления в целом.
Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-е годы. В работах таких крупных
специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, как З.К. Дрезен, Р.С. Майзельс,
Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др., сформулированы основные положения его организации,
которая и в то время связывалась с рациональным построением структуры государственного аппарата, с
четким распределением функций между различными службами и исполнителями. Теоретически были
обоснованы главные положения рациональной организации движения документов — распределение
документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов
непосредственному исполнителю, регламентация порядка подписания. В литературе того времени
обоснована методика обследования маршрутов движения документов, разработана технология их
доставки («кольцевая курьерская связь»).
Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота
сделана в проекте «Общих правил документации и документооборота», подготовленном в 1931 г.
Институтом техники управления. В проекте изложены правила приема, сортировки, доставки,
исполнения, контроля, отправки документов, т.е. практически всех этапов обработки документов. В
этом документе даны единые рекомендации по организации рационального документооборота,