 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
108
• разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни
документов со сроками хранения и др.);
• организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы
делопроизводства и специалистов аппарата управления.
4. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих
по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:
• прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным
подразделениям;
• доставку документов в структурные подразделения;
• обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;
• количественный учет поступающих и отправляемых документов.
5. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:
• регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
• формирование и ведение справочно-информационного массива;
• контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении
визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).
6. Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:
• контроль за сроками исполнения документов;
• контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;
• анализ исполнительской дисциплины;
• информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:
• прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;
• подготовку обращений к рассмотрению руководством;
• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения
или сторонних организациях;
• извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
• формирование и хранение дел с документами по обращениям;
• анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;
• организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.
8. Машинописное бюро (Центр подготовки документов) выполняет:
• перепечатку документов с черновиков;
• считку и правку текстов документов;
• учет выполняемой работы.
9. Копировально-множительное бюро выполняет:
• копирование текстов;
• тиражирование текстов документов;
• подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.
10. Архив осуществляет:
• прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание
им методической помощи;
• учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;
• контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных
подразделениях;
• подготовку дел к передаче на государственное хранение.
Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-
документационному обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами за
службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции.
По мнению специалистов-документоведов и практических работников, в настоящее время
происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе
этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные
делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их
эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных
потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы
(включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации). Функция