 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
104
оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы
делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и
замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой
канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации
и средствами связи.
Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы,
т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в
соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами.
Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего
законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством
создаваемых в организации документов.
Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого
аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и
связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий
для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и
установить ответственность за выделенные участки работы.
Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:
• выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
• разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
• определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
• регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных
подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения
функций;
• выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;
• рациональная организация рабочих мест и условий труда;
• повышение квалификации сотрудников службы.
8.2. Организационные формы работы с документами
Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом
аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с
документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего
отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником)
выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их
получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регист-
рация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение
документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.
Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной
формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов,
улучшить организацию труда работников службы дело производства за счет специализации и
взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства
организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная
централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом
документооборота до 10 тыс. документов в год.
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой
полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной
организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно
выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного
структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых
территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет
специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или
самостоятельности деятельности структурных подразделений).