 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
11
этих лиц и их расшифровки.
Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение
записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, на принтере).
В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений: ошибка
зачеркивается тонкой чертой, над ней надписывается правильная запись и оговаривается
исправление; в денежных документах не допускается никаких исправлений.
Документы, выполненные на машинных носителях, оформляются в соответствии с ГОСТ
6.10.4–84 "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме,
создаваемым средствами вычислительной техники".
Все первичные документы, учетные регистры и отчетность должны составляться на
русском языке. В организациях с иностранными инвестициями они могут составляться и на иност-
ранном языке (по требованию иностранного инвестора), но должны иметь построчный перевод.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
• арифметически (подсчет сумм);
• по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных
показателей).
После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на
самом документе делается отметка, исключающая возможность его повторного использования.
Например, при ручной обработке на документе проставляется дата записи в учетный регистр.
Все первичные документы, на основании которых производится прием или выдача денег,
подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с
указанием даты.
Все документы подлежат обязательному хранению. Сроки хранения документов в архиве
организации определяются согласно правилам, установленным Главным архивным управлением
(главные книги и отчеты, вспомогательные регистры, первичные документы – 5 лет, лицевые
счета работников предприятия – 75 лет). Для сдачи в архив документы подбираются в хронологи-
ческом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в
архив сопровождается справкой.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетных документов у организации
может производиться органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами,
налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений этих органов в
соответствии с действующим законодательством. Изыматься могут все документы, за исключе-
нием документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Изъятие
документов производится на основании письменного мотивированного постановления
должностного лица организации, которая производит изъятие. Изъятие документов происходит в
присутствии должностных лиц организации. Должностным лицом изымающего органа при
изъятии составляется специальная опись изъятых документов и фиксируется их содержание.
Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему
должностному лицу организации.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, можно
дооформить документы (сделать опись, пронумеровать, прошнуровать, опечатать, заверить под-
писью и печатью) и снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации назначается
комиссия по расследованию причин пропажи или гибели, в которую при необходимости при-
глашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора. Результаты работы
комиссии оформляются актом, утвержденным руководителем.
Порядок оформления хозяйственных операций первичными документами следующий.
На выполнение хозяйственной операции должно быть получено разрешение
соответствующей, имеющей на это право управляющей инстанции, т.е. составлен разрешительный
документ. Например, для совершения операций по отгрузке продукции покупателям необходимо
иметь договор на поставку, подписанный руководителями продавца и покупателя; для выдачи
денег из кассы организации — разрешение ее руководителя и главного бухгалтера; для расчета
отпускных — приказ руководителя организации об отпуске работника; при отпуске материала со
склада — разрешение начальника отдела снабжения и др.