 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
111
Совещание и собрание — это протокольные жанры. Это означает, что они проходят в обстановке
строгой официальности, обусловленной фиксацией устной речи, ведением
протокола.
Протокол
отражает не только ход ведения совещания (собрания) — обсуждение вопросов и принятие решения, —
но и содержит важную процедурную информацию. Он пишется по форме, в которую входят следующие
реквизиты: наименование ведомства, наименование учреждения или предприятия, название вида
документа (протокол), дата заседания, индекс (номер), место заседания, гриф утверждения (если
протокол подлежит утверждению), заголовок, куда входит наименование коллективного органа или
конкретного совещания, указание фамилий председателя и секретаря, состав присутствующих, повестка
дня, текст по форме: слушали — решили (постановили), подписи председателя и секретаря.
Основное содержание выступлений передается в сокращенном или резюмированном виде. Принятые
решения — в виде формулировок.
Успех совещания во многом зависит от подготовки и организаторских способностей руководителя.
Именно руководителем принимается решение о проведении совещания, составляется повестка дня,
прорабатываются вынесенные на нее вопросы, составляется список участников, заготавливается проект
решения. Как правило, эту работу руководителю помогает выполнять секретарь-референт, которому по-
ручается оповестить в устной или письменной форме всех
участников совещания о времени и месте его
проведения. Целесообразно в приглашениях указывать временной регламент выступления: основному
докладчику — 15-20 минут, выступающим — 5-10 минут.
В неменьшей степени успеху совещания способствует надлежащая подготовка его участников.
Совершенно необходимым является составление конспекта выступления, а в случае слабого владения
формой публичного выступления — полного текста речи. В связи с регламентированностью возникает
необходимость точно рассчитать свое выступление, с тем чтобы оно соответствовало временным
рамкам, предусмотренным регламентом.
Во всем мире ценятся сотрудники, умеющие кратко и ясно "докладывать обстановку", излагать свои
взгляды, позиции по тем или иным вопросам. Особенно актуальны эти качества для участников
коллегиальных видов общения, которые насколько эффективны, настолько и дорогостоящи. Отдельные
формулировки, в которых отражены те или иные позиции, должны быть продуманы заранее, потому что
в условиях спонтанной речи достичь необходимой точности выражения мысли бывает очень трудно.
Хорошо подготовленное и организованное совещание, как считают специалисты по вопросам
менеджмента, не должно превышать 30-45 минут. Малопродуктивные совещания, длящиеся 1,5-2 часа,
к сожалению, не редкость и сегодня. Каковы причины низкой эффективности проведения совещаний,
кроме причины недостаточной их подготовленности?
Прежде всего, это невыполнение регламента: отступление от темы выступления (разговоры ни о чем,
демагогические выступления) и неумение уложиться во временные рамки регламента. Гораздо реже —
это нежелание вести дискуссию, находить общий интерес, решать общие задачи. Так почему же
отступления от регламента являются основной причиной низкой эффективности проведения
совещаний? Прежде всего это связано с отсутствием важнейших для делового человека
коммуникативных навыков:
умения свертывать и развертывать информацию при словесной передаче, что предполагает
использование таких приемов, как перефразирование, резюмирование, тезирование;
навыков формулирования выводов, предложений, идей, т.е. умения находить такое словесное
выражение, которое бы точно и однозначно передавало мысль;
навыков организации высказывания и перестроек по ходу высказывания при необходимости;
навыков перевода информации с языка цифр и условных обозначений на словесный уровень.
Отсутствие перечисленных навыков приводит к нарушениям временного регламента: бесконечным
повторам, возвращениям к уже сказанному, переспросам и уточнениям. Поэтому культура речи в дело-
вом общении — фактор экономический. Исполнение коммуникативных ролей в ходе совещания требует
высокого уровня лингвистической компетентности.
Само совещание состоит из вступительного слова ведущего, выступлений по повестке дня,
обсуждения вопросов и принятия проекта постановления (решения). Во вступительном слове
характеризуется сама проблема, вынесенная на обсуждение, обозначаются пути ее решения, дается
анализ существующего положения дел и пути его изменения, зачитывается повестка дня.
Выступления участников, как и выступление ведущего, как правило, состоят из двух частей: в первой
дается констатирующая информация (это могут быть итоги проделанной работы, результаты процессов,
оценка сложившейся ситуации и т.д.), во второй рисуется перспектива деятельности (планы на будущее,
аспекты конкретных действий, призывы и т.д.). Общими требованиями к речи выступающих остаются