 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
99
"Документы о строительстве нового учебного комплекса института (утвержденные
сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ,
переписка)";
"Документы к протоколам заседания Ученого Совета за 1996/97 уч. год (справки,
докладные записки, проекты решений)".
* "Основные правила работы ведомственных архивов". — М.: Главархив СССР, 1986,
п.2.1.20. В "Основных правилах работы государственных архивов СССР". — М.: Главархив
СССР, 1984 п. 4.1.14 вместо термина "документы" употребляется понятие "материалы".
Примеры: Материалы по внедрению законченных научно- исследовательских работ в
производстве синтетического волокна (протоколы, докладные записки, заключения и др.);
Материалы к приказам, протоколам, отчетам за такой-то год.
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид
документов указывается во множественном числе.
Например:
"Протоколы заседаний При¸мной комиссии за 1998 г. "
"Заявки на оборудование"
В заголовке переписки уточняется с кем она ведется и по каким вопросам. Если
переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название. Например:
"Переписка с фирмой "Софтоп" о поставке принтеров и расходных материалов".
Если в деле переписка с несколькими однородными корреспондентами, их название в
заголовке дела дается обобщенно, как видовое название корреспондента. Например:
"Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары".
В том случае, когда переписка ведется с разнородными корреспондентами, в заголовке
дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос. Например:
"Переписка об организации факультета повышения квалификации при университете".
В практике работы организаций часто бывает удобным сгруппировать в одном деле
документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной
территории (край, область, район), т.к. переписка с каждым из них сравнительно небольшая
и нецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное дело. Т.е. группировка
дела ведется по географическому признаку. Например:
"Переписка со школами Заречного района об участии в дне открытых дверей"
или
Годовые отчеты леспромхозов Кировской области".
Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на
периодичность и характер документов. Например:
"Годовой отчет по основной деятельности кафедр факультета за I семестр",
"Месячные отчеты об отгрузке товаров" и т. д.
В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия
форм, их номер или условное обозначение (шифр)
Например: "Годовой отчет о работе цехов по форме Б-36",
"Ведомость ¹... по счетам..."
"Ведомости затрат на производство по ф. ¹ 12".
В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоколами, после
указания вида документа, дается автор и год.
Например: "Приказы директора банка за 1997 г. ", "Протоколы Правления за 1997г.".
В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и
виды документов. Например таких:
"Переписка по общим вопросам", "Руководящие материалы", "Разная переписка", "Дела
с отчетностью" и т.д.
Подобные заголовки недопустимы.