 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
98
составление номенклатуры, охватывающей всю документацию структурного подразделения
и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям.
Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним,
предъявляемые нормативно-методическими документами - "Государственной системой
документационного обеспечения управления", "Основными правилами работы
ведомственных архивов" и изучить методические материалы по их разработке.
Используются также положение об учреждении и его структурном подразделении, штатное
расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного
хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются сами
документы, вся совокупность, как полученных извне, так и созданных в процессе
деятельности подразделения.
При наличии типовой номенклатуры дел "Основные правила работы ведомственных
архивов" предписывают: "Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел
переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики
формирования дел в данной организации".*
* Основные правило роботы ведомственных архивов, п. 2.1.6.
Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются
названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела,
предусмотренные в примерной номенклатуре, могут быть разъединены или объединены в
конкретной, что обуславливается или объемом документации, или спецификой работы.
Заголовки дел примерной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием
автора, корреспондента, вопроса. При объединении нескольких дел в одно, обязательным
условием является совпадение сроков хранения объединяемых в одно дело документов.
"Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел,
переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений".* Так как главным требованием
к номенклатуре дел является охват всей совокупности документов, в нее должны быть
включены документы и временно действующих комиссий, творческих групп, других
временных образований, созданных для решения или обсуждения каких-либо задач.
Обязательно включение в номенклатуру дел общественных организаций, если они есть.
Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к
составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела - краткость, четкость, предельная
точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается
заголовок с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида
документа (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т.п.). Затем содержание заголовка
уточняется данными об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который откладыва-
ются документы и т.п. Понятие "дело" "Основные правила работы ведомственных архивов"
предлагают употреблять "в заголовках судебных, следственных, личных (персональных),
арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью
делопроизводства по одному конкретному вопросу".
* Там же.
Например. "Личное дело Петрова Петра Петровича"
или
"Дело о поджоге зернохранилища в поселке Ивановское Петровского района".
Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не
связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся
приложением к какому-либо другому документу, в соответствии с "Основными правилами
работы ведомственных архивов", употребляется термин "документы".* В конце заголовка в
скобках перечисляются основные виды документов. Например: