 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
96
ГЛАВА 7 ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
7.1 НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают
большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для
решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной
информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е.
они выступают в роли памяти учреждения.
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их
классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.
Государственный стандарт дает определение дела, как "Совокупность документов или
документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдель-
ную обложку".* Специальным классификационным справочником, определяющим порядок
распределения документов в дела служит номенклатура дел.
* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 4
Номенклатура дел - "Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в
организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке".*
Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро
разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.
Номенклатура дел -документ многоцелевого назначения.
* Там же, с. 4.
Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением
является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов
после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в
учреждении.
Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения
документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с
номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения
документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап
экспертизы ценности документов.
Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов -
индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс
документов.
Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема
построения справочной картотеки на исполненные документы.
Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив
учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.
Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного
хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.
Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.
Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в
нормативно-методических документах: "Государственной системе документационного
обеспечения управления", "Основных правилах работы ведомственных архивов", "Типовой
инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".
Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур
дел.*