Navigation bar
  Print document Start Previous page
 95 of 212 
Next page End  

95
- вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
- приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для
внутренних - подписания документа, от и до);
- регион, по которому ведется поиск (страна, область);
- организация (корреспондент/адресат);
- содержание (тема).
При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться
номер документа.
Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным
документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей
оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при
необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).
При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при
необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов
результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.
В случае поиска неисполненного документа результатом поиска является информация, у
какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то
на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ".*
* Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения
важное условие
успешной работы офиса. — «Секретарское дело», 1997, ¹ 1, с. 80. Более подробно см.
книгу: Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства. — М.: ЗАО Бизнес-школа
«Интел-синтез», 1997.
6.7 ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ
Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих,
проводятся централизованно или секретарем или в экспедиции (экспедитором).
Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:
- наличие подписи;
- наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);
- наличие заголовка;
- правильность адресования;
- если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;
- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по
факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он
возвращается исполнителю для доработки.
При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые в один
адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются, маркируются. Для
постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление
документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии
с требованиями Почтовых правил.
Однако, в последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам
связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой
традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.
Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает
время на передачу информации и повышает над¸жность доставки.
Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте
ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть
применения специальной программы "электронной подписи" и заключения специального
соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.
Сайт создан в системе uCoz