 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
94
6.6 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА
Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения.
Служба делопроизводства и секретарь-референт (в маленькой фирме) на основе этого банка
данных обязаны в несколько минут ответить на вопросы двух типов:
- у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ и
- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов -
главнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения именно этой
задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.
Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как
в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном
режиме.
Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки нужен
длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой
контрольной картотеки, накапливаться в течение года.
Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений
(если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее
всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности
(товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения,
заявления, жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на законодательно-
нормативные и распорядительные документы, которая строится по тематическому
принципу.
В момент регистрации, как уже указывалось выше, надо составить две карточки: одна
помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. Это приходится
делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в
работе и быстро навести справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положен-
ные 3 минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока
документ в работе, на него имеется две карточки - в сроковой и справочной картотеках.
После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и
имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в
справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и
уничтожается либо используется для создания дополнительной справочной картотеки для
поиска документов по другому поисковому признаку (например, если основная картотека
построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться
по алфавиту корреспондентов).
В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший год. Общий срок
хранения карточек - 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных
документов карточки стоят до замены документов новыми.
Значительно расширены возможности информационно-справочного обслуживания с
введением автоматизированной системы регистрации.
Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по
любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
"Справка может выдаваться:
- По конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат исполнения;
место хранения.
- По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.
- По корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора; все
документы автора по определ¸нному вопросу; все документы автора за указанный период.
- По региону: стране; области; городу. Для поиска документа или группы документов
могут задаваться следующие реквизиты:
- входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по
каждой категории, так и по всем трем группам документов);