 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
80
Если письмо направляется более чем в 4 адреса, его составитель обязан представить
список на рассылку.
Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы -
инициативные и
ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер
инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из
инициативного письма при окончательном оформлении письма-ответа. При машинописном
оформлении письма машинистка руководствуется соответствующим разделом ГОСТа.
По характеру информации письма подразделяются на большое количество
разновидностей.
Сопроводительное письмо
- часто составляемый документ, который информирует
адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление
сопроводительного письма допустимо в том случае, если необходимо что-либо разъяснить
или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину
задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Сопроводительное письмо составляется
также, если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке
организационных, нормативных, распорядительных документов), или если необходимо
зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой
разновидности словами: "Посылаем", "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем"» т. п.,
далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого
документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате
А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Например:
или
Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо
информации, оно будет лишним и не должно составляться.
Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом
мероприятия. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти
письма начинаются словами "Приглашаем Вас" или "Просим Вас принять участие".
В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения
и условия участия в нем.
Например: