 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
79
Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не
только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе
(прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение
документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанав-
ливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить
несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько
вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей, В первой части излагаются мотивы,
побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения
вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части
излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, пред-
ложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой
приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия
информации, содержащейся в письме можно рекомендовать изменить традиционный
порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказа-
тельства и доводы во вторую часть.
Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной
основной части, без пояснений.
Например: "Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ".
Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать, разъяснить.
Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать
смысл. Многословие мешает выделить суть документа.
Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые
данные - точны. Тон письма должен быть нейтральным.
В ГОСТе Р 6.30-97 указано: "В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на
рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД
считает возможным")".*
* ГОСТ Р 6.30-97 п. 3.19, С. 5.
Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными
словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.
Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа:
"внимательно рассмотрев Ваши предложения...", "Тщательно изучив Ваши замечания...".
Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий
используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и
выражений:
"В порядке обмена...", "В порядке исключения...", "В связи...", "В
соответствии..." и т.п.
Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных
оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая",
"руководствуясь" и т. д.
Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания
наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке.
Письма оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа кроме
текста должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос
"о ч¸м", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою
фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие
приложений (если они есть).