 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
74
5.3.2 ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ
служат для передачи информации с одного уровня управления на другой и часто
являются основанием для издания распорядительных документов.
Докладная записка
-
документ, адресованный руководителю данного или
вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место
явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.
Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.
Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное
решение. Поэтому е¸ текст четко делится на две части: первая - констатирующая
(описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая -
где излагаются предложения, просьбы. Докладные записки, информирующие руководителя о
ходе работ, могут представляться регулярно.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Как и в справках, от
адресата зависит оформление этого вида документов. Докладные записки, подаваемые
руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на
простом листе бумаги по типу общего бланка. Машинописным способом воспроизводятся
реквизиты: наименование структурного подразделения-автора, вид документа (докладная
записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель, внешняя
докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке
учреждения и подписывается руководством.
Пример оформления внутренней докладной записки