 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
72
фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия
распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся:
справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и
телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-
распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них.
Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь
принята к сведению.
5.3.1 СПРАВКИ
-
документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по
какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и
подтверждение тех или иных фактов и событий.
Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного
характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие
какой-либо юридический факт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой
является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности,
заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Так как ситуации, по
поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, применяются
унифицированные трафаретные бланки. Иногда формы бланков таких справок прилагаются
к нормативным актам.
Помимо указания названия ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и
номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст. Например, форма справки о доходах
физического лица за год.
Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и
отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название
учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных
оборотов, содержащих ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно учится"
и т.д. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью
и печатью.
Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они
составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые
за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри
учреждения - оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на
месте названия учреждения-автора будет указано структурное подразделение.
Дата, адресат, заголовок, текст, подпись - обязательные реквизиты этих двух
разновидностей справок. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на
которую приходятся приводимые в справке данные. Например, справка "О подведении
итогов конкурса в 1997 г.". Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее
составление требует тщательного сбора и проверки сведений, сопоставления и анализа
полученных данных. В ней могут быть приведены таблицы, даваться приложения.
Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные
данные.
Пример оформления справки: