 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
71
состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют также
кадровые приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, о предоставлении
отпуска, прекращении трудового договора (контракта). Эти формы являются
унифицированными формами первичной уч¸тной документации, утвержд¸нными
Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. ¹ 71 а. При оформлении таких приказов
фактически только заполняются предложенные формы.
Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению.
Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав
реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения - автора, название вида
документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи),
отметки о согласовании.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их
согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с
заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными
лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или
проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется
составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект,
всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за
исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых
требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами
или службами.
Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и
нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным
требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). В
учреждении должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты распорядитель-
ных документов.
Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект
распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на
первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное
заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ
подлежит повторному согласованию. Перед подписанием проект документа тщательно
выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных,
фамилий, имен и отчеств.
Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, -
постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения
в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на
утверждение на следующее заседание.
Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы
и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и
решение имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами)
коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на
бланке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся.
Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения
до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта
управления указываются в самом документе.
Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя.
Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в
соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.
5.3 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и
направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о