 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
36
- составляется проект унифицированного текста документа, отражающего выявленную
типовую ситуацию,
- проект согласовывается со специалистами, составляющими эти документы или
работающими с ними. При этом особое внимание следует обращать на употребление
профессиональных терминов,
- проект окончательно редактируется и оформляется в соответствии с требованиями
ГОСТов.
Для каждого трафарета, если он тиражируется, выявляется необходимая годовая
потребность. Сегодня чаще трафаретные тексты вводятся в память ЭВМ.
Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа, так
как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е.
лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено.
Фактически он заполняет заранее составленный документ. Поэтому исключаются стадия
черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фиксированное расположение
информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.
В особую группу можно выделить унифицированные формы документов, которые
разрабатываются для наиболее массовых видов документов. В них установлено, какая
информация должна быть зафиксирована и в какой последовательности. Такие
унифицированные формы обычно составляются организацией, возглавляющей отрасль.
Формы первичных уч¸тных документов разрабатываются и утверждаются
Госкомстатом. В этих формах последовательно указано, какие показатели и информация в
них должны быть отражены. Такие документы фактически не составляются, а только
заполняются, что облегчает работу как составителя, так и учреждения - получателя. Они
гарантируют представление полной информации, расположенной в определ¸нной
последовательности и удобной для обработки.
Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных
бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их
заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.
Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой
шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств
механизации. Свободные строки прочеркиваются.
Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой
форме. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах
подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это
делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было
прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма.*
* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на
бюджете, с. 10.
Затем исправление оговаривается надписью "исправлено" и подтверждается подписью
лица, подписавшего документ, и датой исправления.
В определенных видах финансовых документов исправления не допускаются. Об этом
сказано в пункте 5 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском уч¸те": "Внесение
исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные
уч¸тные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хо-
зяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые
подписали документы, с указанием даты внесения исправлений".
В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются
не только цифрами но и чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте.
При их написании следует помнить, что количественные числительные склоняются. При