 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
34
Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и
заявления с просьбой без мотивировки, приказы с одной распорядительной частью.
Например:
Прошу принять меня на работу оператором ЭВМ на 1.5 ставки с 15 августа 1998 года.
или
УВОЛИТЬ
Яковлева Александра Николаевича, младшего референта, 01 сентября 1998 года по
собственному желанию, ст.31 КЗОТ РСФСР.
Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы - простейшие
компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и
характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац
содержит не более двух - трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль.
Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие
остановки при чтении документа.
ГОСТ рекомендует печатать абзац отступив пять печатных знаков. В США и
Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый
новый абзац отделять от предыдущего двойным интервалом, но печатать от полей.
Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.)
разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются
арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-
92.* Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более
высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела,
подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в
конце номера точка не ставится. Например: 1.2.1; 1.2.2; 2.9.1 и т.д.
* ГОСТ Р 1.5-92, п.4.2., 4.3.
Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена
нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так,
например, составляется должностная инструкция, положение о структурном подразделении.
Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного
круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление
однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов.
Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде
трафарета, анкеты, таблицы.
Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной
постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая
характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.
Составление документов с применением трафаретных текстов основано на
использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с
изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на
бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно
заполняется от руки, печатается на пишущей машине или на компьютере.
В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов
(текстовых редакторах) типовые (трафаретные) формы документов называются template и
переводятся словом "шаблон".
Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем
широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение
услуг, поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и
т.п. Например: