 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
27
К инструкции даются приложения и чем их больше, тем инструкция нагляднее. Это
обычно:
- образцы оформления наиболее распростран¸нных видов документов (приказа,
распоряжения, протокола, акта, письма, телеграммы, телефонограммы и т.д.);
- формы (регистрационной карточки, номенклатуры дел, листа-заверителя дела, обложки
дела, описей, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и др.);
- списки (перечни) документов (не подлежащих регистрации, подлежащих
утверждению, документов, на которые ставится печать и т.д.).
Достаточно часто в организациях правила подготовки и оформления документов
выделяются в самостоятельный документ и в них более детально, с большим количеством
типовых форм и примеров расписывается порядок составления документов. Тогда в
организации будет два нормативно-методических документа - правила составления и оформ-
ления документов и инструкция по делопроизводству, в которой будет регламентирован
только порядок работы с документами.
Инструкция по делопроизводству, также как и Правила подготовки и оформления
документов, если они выделены в самостоятельный документ, утверждаются. Чаще всего
они утверждаются приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого
числа они вводятся в действие и перечисляются те мероприятия, которые служба делопроиз-
водства должна произвести для их внедрения. Например:
1 Организовать ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции.
2 Обеспечить оказание методической помощи подразделениям по внедрению
Инструкции по ведению делопроизводства.
3 Организовать обучение сотрудников правилам оформления документов в соответствии
с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.
4 Отделу информационных технологий обеспечить обучение сотрудников работе с
новым программным обеспечением.
и т.д.
Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении и каждый работник
организации должен быть ознакомлен с ней под расписку.
Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции, в которых
распределены все функции службы делопроизводства между конкретными исполнителями и
инструкция по делопроизводству - основные документы, определяющие организацию
делопроизводственного обслуживания в учреждении.
2.4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ
Большое значение в работе управленческого аппарата имеет организация рабочих мест
сотрудников и создание благоприятных условий труда.
Управленческий труд обычно отличается малой двигательной активностью,
монотонностью, длительным нахождением в закрытом помещении. Вс¸ это вызывает
быструю утомляемость и естественно отражается на результатах труда. Поэтому при
организации труда управленческого персонала, в состав которого входят и работники
службы делопроизводства, большое внимание должно уделяться устройству и планировке
служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нормам освещения,
температурного режима, устранению шумов, оборудованию рабочих мест в соответствии с
выполняемыми функциями, установлению рационального режима труда.
При выборе помещения для службы делопроизводства надо учитывать, что в
соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна
составлять не менее 4 м² на одного работника. Кроме того принимается во внимание
возможность установки и размещения оборудования и, прежде всего, персональных ЭВМ,
сканеров, факсов, принтеров, которые очень активно используются сегодня в сфере
управления. Поэтому, определив состав и тип предполагаемых к размещению технических
средств и вспомогательного оборудования, учитывают суммарную площадь, необходимую