 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
25
Например, общее положение можно написать так:
1.1 Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования
и организации работы с документами в организации.
1.2 Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля
исполнения и организации работы с документами во всех структурных подразделениях
организации.
1.3 Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской
Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской
Федерации, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы
России, организационными документами организации.
1.4 Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей инструкцией,
обязательны для всех работников аппарата организации. Все работники организации
ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и
неразглашение содержащейся в них информации.
1.5 Организация и совершенствование постановки делопроизводства на основе единой
технической политики и применения современных программно-технических средств,
организационно-методическое руководство делопроизводством в структурных подразделе-
ниях организации осуществляется канцелярией.
1.6 Внедрение и сопровождение информационных технологий производится во
взаимодействии с Отделом программно-технических средств.
1.7 Административную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в
структурных подразделениях и соблюдение установленных инструкцией правил и порядка
работы с документами несут руководители структурных подразделений.
1.8 Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение
делопроизводства в подразделении и согласовывает его кандидатуру с заведующим
канцелярией.
1.9 Ответственный за делопроизводство обеспечивает его организацию в соответствии с
инструкцией и знакомит всех работников подразделения с нормативными и методическими
документами по делопроизводству.
1.10 При уходе сотрудника в отпуск, отъезде в командировку, перемещении по
должности или увольнении все имеющиеся у него документы и дела передаются по
указанию руководителя структурного подразделения другому работнику (под расписку) с
уведомлением зав. канцелярией о передаче дел.
1.11 Задачи и функции канцелярии, обязанности, права и ответственность зав.
канцелярией регламентируются Положением о канцелярии.
1.12 Обязанности, права и ответственность делопроизводственных работников
определяются их должностными инструкциями. Следующие разделы инструкции обычно
посвящаются порядку составления и оформления документов. В их построении можно
следовать Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах
Российской Федерации: сначала дать раздел
- "Подготовка и оформление документов", а
затем раздел - "Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов".
При написании раздела - "Подготовка и оформление документов" за основу бер¸тся
ГОСТ Р 6.30-97 Требования к оформлению документов. Порядок оформления реквизитов,
изложенный в ГОСТе, переносится в Инструкцию, разъясняется и сопровождается
примерами из документов организации. В раздел "Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов" выносят наиболее часто составляемые виды документов:
приказы, договора, распоряжения, протоколы, акты, письма, телеграммы и др. В этом
разделе очень важно подробно расписать порядок визирования и согласования каждого вида
и даже разновидности документов в организации. Например, какие визы должен иметь при-
каз по личному составу, приказ о премировании, различные виды договоров, кто
подписывает эти виды документов. В этом разделе указывается структура текста протокола,
акта, порядок оформления телеграмм, разновидностей писем. Вс¸ это сопровождается