 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
151
В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспечении участников.
Необходимо учесть, будет ли нужна машина, автобус для встреч, проводов, доставки
участников от места проживания к месту проведения совещания. В случае необходимости
составляется точный график, когда и куда подается машина, в какое время транспорт будет в
распоряжении ответственного за транспортное обслуживание.
Для больших совещаний, особенно с участием иногородних, может быть продумана
культурная программа: посещение театров, выставок, музеев, экскурсии по городу,
памятным местам и т.п. Программа расписывается по дням совещания, а количество
участников каждого предлагаемого мероприятия будет уточняться в день регистрации.
Обычно за культурную программу отвечает специально выделенный сотрудник. Можно
культурную программу предложить путем приглашения в день регистрации выездных
театральных кассиров и развешиванием музейно-выставочных плакатов-реклам, что также
надо спланировать заранее.
Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения
совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств
выясняется заранее, они приводятся в рабочее состояние. В больших помещениях
проверяется исправность радиосети. За установку технических средств и их эксплуатацию
отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалификацию. Важно
помнить, что в определ¸нных случаях совещания стенографируются или организуется запись
совещания на магнитную ленту. В этих случаях надо подготовить рабочее место
стенографистки или ведущего протокол и заранее проверить возможность размещения и ис-
правность звукозаписывающей аппаратуры.
Таким образом при подготовке совещания можно выделить вопросы:
I Выработка повестки дня, определение круга участников и времени совещания
II Определение места совещания (выбор помещения)
III Оповещение участников совещания
А. составление приглашения
В. передача приглашения
IV Уточнение списка участников
V Подготовка материалов для рассмотрения на совещании
А. основного сообщения
В. справочно-информационных материалов
С. проекта решения
VI Организация рабочей группы совещания и распределение обязанностей
VII Определение финансовых расходов
VIII Проведение организационных мероприятий
А заказ гостиницы
Б заказ транспорта
С организация кофе-паузы
В организация культурно-массовых мероприятий
Г закупка канцелярских принадлежностей, воды, цветов и т.д.
IX Проверка готовности помещения (количество мест и техническая оснащ¸нность).
Приступая к подготовке совещания, хорошо иметь такой перечень под рукой, чтобы не
упустить какую-либо деталь.
Сегодня широкое распространение получили компьютерные технологии, которые в
сочетании с современными телекоммуникациями позволяют не собирать участников
совещания в одном месте, а проводить обмен мнениями между сотрудниками, находящимися
у своих компьютеров в реальном режиме времени. Эта форма совещания также требует
предварительной подготовки: выработки повестки дня, оповещения участников,
предварительной рассылки рассматриваемых материалов.
В зависимости от возможностей линий связи такое совещание может быть обменом
только текстовой и графической информацией, но может быть добавлена аудио и даже