 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
150
обсуждения. К таким документам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы
выступлений основного докладчика и содокладчиков.
Сегодня большие доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники
совещания имеют их текст (или тезисы) и поэтому докладчик в ограниченные временные
рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления. Кроме того,
заранее готовятся и размножаются информационно-справочные документы, позволяющие
глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос - отчеты, таблицы, графики, справки,
экономические расчеты, планы, обзоры и т.д.
Секретарю-помощнику или секретарю-референту, службе делопроизводства
руководитель может поручить сбор и предварительный анализ необходимой информации
для выступления, которое он предполагает сделать. Обычно не требуется подготовки текста
выступления, надо лишь подобрать полную, точную, предельно достоверную информацию.
Это может быть подборка необходимых документов: законодательно-нормативных,
распорядительных документов, отч¸тов, актов ревизий, справок, писем и т.д. Лучше сделать
подборку в виде ксерокопий, т.к. на них можно фломастером, ярким карандашом и другими
средствами выделить наиболее важные места, цифры, фамилии и другую информацию,
необходимую для доклада. Можно составить и информационно-обзорный реферат по
интересующей руководителя теме. Однако такая работа может быть выполнена только
сотрудником или секретар¸м-референтом высокого класса с высшим образованием.
Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по
обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих
решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов
позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Необ-
ходимо востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос и организовать их
оформление.
Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48
часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Эта процедура также может быть
выполнена с использованием компьютерной почты и факса.
Готовя совещание, следует выяснить финансовые затраты, необходимые для его
проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских
принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т.д. Размножение
информационных материалов для участников совещания также может быть существенной
стать¸й расхода.
На подготовительном этапе определяется общий объ¸м работ во время обслуживания
совещания и в случае необходимости вносится предложение о создании рабочей группы по
подготовке совещания. Необходимо тщательно продумать состав группы, кто из
сотрудников какую работу должен выполнить, в какое время каждый из них будет
задействован в обслуживании совещания: встреча, регистрация, организация кофе-паузы,
покупка канцелярских принадлежностей, воды и цветов, техническое обслуживание
совещания и т.д. При организации крупных совещаний с большим количеством участников
вопрос организации совещания следует закрепить приказом руководства.
В случае участия в совещании иногородних лиц не менее важным является процедура
размещения участников. Имея список участников совещания, ответственный за его
организацию знает, кто приедет из других городов. По каждому такому участнику
совещания обязательно выясняется, будет ли он нуждаться в размещении в гостинице.
Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабатывают вопрос о
гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться. По указанию ответственного за
организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно этим
занимаются административно-хозяйственные службы. Готовящий совещание сообщает,
сколько и каких мест необходимо забронировать и держит вопрос размещения под
контролем. У него собираются сведения, где какой участник совещания будет размещен.