 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
148
Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведения совещания,
приступают к оповещению участников.* Оповещение участников совещания должно быть
проведено заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести
при необходимости дела, подготовиться к совещанию. В процессе оповещения одно-
временно уточняется и список участников совещания.
* Особенности формирования повестки дня собраний акционерных обществ и сроки е¸
рассылки подробно изложены в книге: Быкова Т.А, Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и
собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-синтез", 1997, 76 с.
Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно с посылкой
приглашения (извещения) или устно (по телефону). Если все участники совещания-
работники одной организации, достаточно их оповестить по телефону, переговорив лично
или передав приглашение через сотрудников подразделения. Распростран¸нным способом
приглашения на совещание являются телефонограммы. Они используются обычно для
приглашения сотрудников подведомственных организаций.
Пример приглашения телефонограммой:
В постоянно действующих коллегиальных органах: советах, коллегиях, комиссиях и т.д.
повестка дня с указанием места и времени заседания обычно рассылается.
Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций,
составляется письмо-приглашение. В н¸м помимо указания, кто проводит совещание,
вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут указываться
дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость
подтверждения участия и т.д. Если не предполагается посылка повторного приглашения
после получения подтверждения об участии, в первом письме-приглашении да¸тся полный
адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти. Если
рассылается повторное приглашение лицам, подтвердившим сво¸ участие, то эти сведения
будут указаны в повторном приглашении. Например: