 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
140
конверте. Поэтому конверт сохраняется вместе с документом до конца решения вопроса и
будет подшит в дело.
На самом документе в нижнем правом углу проставляется штамп учреждения,
получившего обращение, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним в
данном учреждении. Иногда она может не совпасть с датой на конверте, так как последняя
проставляется почтовым отделением, которое не всегда в тот же день доставляет письмо
адресату. Поэтому именно с даты, проставленной в штампе, начинается отсчет срока
исполнения обращения. Помимо даты в штампе указывается и регистрационный номер
предложения, заявления, жалобы, который состоит из начальной буквы фамилии автора и
порядкового номера поступившего обращения. Например, К-121. Типовое положение о веде-
нии делопроизводства по обращениям граждан допускает дополнение регистрационного
индекса другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и
сохранность обращений граждан.
К обращениям могут быть приложены различные справочные материалы в подлинниках
или копиях. Их надо скрепить вместе с обращением, чтобы они не растерялись в процессе
работы. На этом заканчивается первый этап работы с обращениями.
После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию, которая ведется
по единой форме в порядке, установленном типовым положением. Регистрация этой
категории документов помимо общих задач регистрации - учет, контроль и справочная
работа - является также юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению
в данном учреждении. Регистрацию рекомендуется вести на компьютере или на карточках и
только в тех случаях, когда в учреждение, предприятие или организацию поступает
незначительное количество документов населения, можно оставить и журнальную форму
регистрации.
Суть регистрации - внесение в компьютер или запись на карточке основных поисковых
признаков документа и сведений о заявителе (см. рис.). При использовании
автоматизированной системы регистрационная карточка на обращения заполняется на
экране компьютера.
При традиционной технологии регистрационные карточки изготавливаются из плотной
бумаги формата А5 (210 х 148) или А6 (105 х 148).
Количество экземпляров заполняемых регистрационно-контрольных карточек
определяется исходя из потребностей организации контроля за исполнением и справочной
работы по обращениям. Чаще всего это 2-3 экземпляра: 1 -и -для контрольной картотеки, 2-й
-для справочной картотеки, 3-й - направляется вместе с документом к исполнителю. Однако,
прежде чем приступить к регистрации в любой форме, выявляют по алфавитной картотеке
или алфавитной книге, не является ли данное обращение повторным.
Вариант формы регистрационно-контрольной карточки
Оборотная сторона