 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
137
Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему
часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть
направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном,
первоочередном решении и внимании руководителя.
Для при¸ма сотрудников организации по текущим вопросам желательно иметь
установленные часы и дни, что является основой рационального планирования рабочего дня
руководителя. К пришедшим на при¸м сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству,
для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именем и отчеством) список
(справочник) всех работников организации.
При при¸ме работников других организаций после приветствия надо выяснить и
записать:
- фамилию, имя, отчество;
- организацию, которую он представляет и его должность;
- по какому вопросу;
- было ли назначено время при¸ма;
Часто посетитель, представляясь секретарю, вручает ему свою визитную карточку,
которая содержит необходимые данные о н¸м.
Выяснив цель посещения, секретарь может сразу направить посетителя к конкретному
работнику, занимающемуся данной проблемой.
Если посетитель будет принят руководителем, о н¸м докладывают, передав визитную
карточку или запись с данными о н¸м. Иногда секретарь подбирает и переда¸т руководителю
необходимые для разговора документы.
Если предварительно назначенный при¸м переносится по непредвиденным
обстоятельствам (болезнь руководителя, командировка, срочный вызов и т.д.), необходимо
связаться с посетителем, поставить его в известность и договориться о времени, на которое
при¸м перенес¸н.
О каждом посетителе, независимо от его служебного положения, обязательно
докладывают. О сотрудниках организации, пришедших на при¸м, можно доложить по
телефону. Пришедших на при¸м из других организаций представляют руководителю, ч¸тко
называя фамилию, имя, отчество, должность, фирму (организацию) и передают визитную
карточку или запись сведений о н¸м.
Некоторую особенность имеет при¸м командированных работников. В этом случае
служба делопроизводства может оказать содействие в размещении в гостинице, отмечает
командировочное удостоверение, подбирает необходимые документы.
В случае отсутствия руководителя, в зависимости от решаемого вопроса, можно
направить посетителя к его заместителям.
Несколько иной порядок имеет при¸м граждан по личным вопросам. Это
самостоятельный участок службы документационного обеспечения управления. В
учреждениях и организациях, где обращений бывает много, для работы с ними создаются
специальные подразделения - бюро (отделы, сектора) обращений граждан. В тех
организациях, где обращений сравнительно мало, ими занимается специально выделенный
работник и, наконец, в маленьком учреждении, фирме, организация личного при¸ма является
частью обязанностей секретаря. Во всех случаях за эту работу должно отвечать специально
выделенное лицо. Организация при¸ма и рассмотрение обращений граждан обычно
выделяются в самостоятельный раздел инструкции по делопроизводству.
Личный прием в соответствии с законодательством осуществляют руководители
организаций, их заместители или ответственные работники.
Прием граждан должен быть тщательно организован. Прежде всего устанавливается
место и время приема. Должны быть выделены дни и часы, в которые граждане всегда будут
приняты. Информация о порядке при¸ма вывешивается на видном месте. При этом
предусматривается и вечернее, свободное от работы время. Удобнее всего проводить ежене-
дельные приемы посетителей.